آکادمی آموزش آنلاین طوسی

پاسخی را که می‌خواهید، تعیین کنید

مطمئن شوید هر تماس همان تاثیری را می‌گذارد که می‌خواهید؛ درست مثل یک تماس تلفنی یا پیگیری یک قرار ملاقات. همچنین مطمئن شوید اطلاعات تماس‌تان را نوشته‌اید اطلاعاتی مثل نام‌، موضوع و شمارۀ تلفن. این کار را حتی در مورد پیام‌های داخلی نیز انجام دهید. به یاد داشته باشید کاری که شما می‌کنید باعث می‎شود پاسخگویی برای طرف مقابل آسان‌تر و انجام‌اش برای او لذت‌بخش‌تر شود.

 

** نمونه بد:

از: reliablelandscapes@domain.com

عنوان: فرم پروپوزال

سلام لین،

آیا فرم پروپوزال مرا هفتۀ پیش دریافت کردید؟ من تا الان پاسخی نگرفته‌ام و می‌خواهم مطمئن شوم.

می‌شود برای این‌که با هم صحبت کنیم با من تماس بگیرید؟

متشکرم

پیتر

 

در متن این ایمیل بخش‌های مختلفی از اطلاعات مهم فراموش شده‌ است. اولین چیزی که فراموش شده اطلاعاتی در مورد فرم پروپوزال است. اگر لین چندین فرم پروپوزال‌ دریافت کرده باشد چه می شود؟ نویسنده راجع به کدامیک صحبت می‌کند؟ همچنین آیا او پروپوزال‌اش را با پست فرستاده یا از طریق ایمیل؟ دیگر این‌که این نویسنده هیچ اطلاعاتی دربارۀ چگونگی تماس با خودش به لین نداده است. شمارۀ دفترش یا شمارۀ تلفن همراه یا سمت‌ او چیست؟ لین مجبور است خود این اطلاعات را پیدا کند. و بدتر از همه این‌که او نام کامل و عنوان پروپوزال خود را در انتهای ایمیل نیاورده است. به علاوه از آدرس ایمیلی استفاده کرده که نام کامل‌اش قسمتی از آن نیست!

 

** نمونه خوب

عنوان: پیگیری فرم پروپوزال مخاطب شناسی

سلام لین،

می‌خواستم پیگیری کنم که فرم پروپوزال مخاطب‌شناسی را که هفته پیش برایتان ایمیل کردم، دریافت کرده‌اید.من تاکنون پاسخی نگرفته‌ام و می‌خواستم مطمئن شوم که ارسال شده است.

می‌شود خواهش کنم برای اینکه با هم صحبت کنیم تا پنجشنبه با من تماس بگیرید؟ مهلت ارائه پروپوزال پنج‌شنبه تمام می‌شود و می‌خواهم مطمئن شوم که پروپوزال به موقع ارسال می شود.

سریع‌ترین راه برای تماس با من تلفن همراه است.

متشکرم،

پیتر شل، مسئول روابط عمومی

فرم پروپوزال مخاطب شناسی

555.135.4598 (دفتر)

555.135.2929 (همراه)

 

پیتر حالا همۀ اطلاعاتی را که لین نیاز دارد به او داده است. لین می‌داند که او این فرم را هفتۀ پیش ایمیل کرده و درخواست دارد که تا پنجشنبه با او تماس بگیرد و این‌که باید برای تماس سریع‌تر از شمارۀ تلفن همراه‌ش استفاده کند.

مهم‌تر از همه این که پیتر نام و عنوان خود را آورده بنابراین لین می‌داند که او کیست و اطلاعات تماسش نیز در انتها ذکر شده است.

برای مشاهده نظرات وارد سایت شوید یا ثبت‌نام کنید.

چگونه ایمیل‌های تاثیرگذار بنویسیم (1)

منبع این درس سایت فرهنگ نیوز (farhangnews.ir)