آکادمی آموزش آنلاین طوسی

در هر ایمیل یک نکته را مطرح کنید

یکی از خوبی‌های ایمیل در مقایسه با نامه‌های سنتی این است که لازم نیست برای ارسال ایمیل‌های متعدد پول بیشتری بپردازید. بنابراین اگر نیاز داشتید که در موارد متفاوتی با یک نفر صحبت کنید، هر موضوع را در ایمیل جداگانه‌ای مطرح کنید.

از این راه طرف مکاتبۀ شما می‌تواند به هر موضوع به طور مجزا و در زمان مناسب پاسخ دهد. یک موضوع ممکن است تنها به پاسخی کوتاه نیاز داشته باشد که مخاطب می‌تواند سریعاً آن را ارسال کند، اما موضوع دیگری ممکن است به تحقیق بیشتری نیاز داشته باشد. با نوشتن نامه‌های جداگانه، احتمالاً پاسخ‌های روشن‌تری دریافت می‌کنید و در عین حال به دیگران کمک می‌کنید که بهتر صندوق نامه های دریافتی‌شان (Inbox) را مدیریت کنند.

اگر می‌خواهید نکات مختلفی را در یک ایمیل جای دهید -شاید به این خاطر که همۀ آنها به یک پروژه مرتبط هستند- هر موضوع را در یک پاراگراف جدا و شماره گذاری شده توضیح دهید.

همان‌طور که در شیوۀ نگارش نامه‌های سنتی می‌دیدیم، هر ایمیل به نوبۀ خود باید روشن و مختصر باشد و هدف پیام در اولین پاراگراف به تفصیل شرح داده شود. جمله‌ها باید کوتاه و معطوف به موضوع باشند. بدنۀ متن ایمیل باید همۀ اطلاعات مرتبط با مسئله مورد نظر را دربرداشته و حاوی اطلاعات مفید و صریح باشد.

 

:نمونۀ بد

عنوان: بازنگری گزارش تخریب خانه‌‌های تاریخی

سلام جکی

با تشکر به خاطر گزارشی که هفتۀ پیش فرستاده بودی. من دیروز آن را خواندم و حس می‌کنم که راجع به آمار خانه‌های در حال تخریب به اطلاعات بیشتری نیاز داری. همچنین احساس کردم لحن متن می‌تواند کمی رسمی‌تر شود. این گزارش قرار است توسط کارشناسان شهری خوانده شود، بنابراین باید حرفه‌ای بودن‌مان را منعکس کند.

همچنین می‌خواستم بدانی برای روز شنبه با معاونت فرهنگی قرار جلسۀ گفت‌وگویی راجع به کمپین‌های تبلیغات انتخاباتی تنظیم کرده‌ام. جلسه ساعت 11 در اتاق کنفرانس این معاونت خواهد بود.

لطفا اگر توانستی وقت‌ات را تنظیم کنی به من خبر بده.

ممنون،

مونیکا

 

تیتری که مونیکا انتخاب کرده تیتر خوبی است و دربارۀ آنچه تغییراتی که می‌خواهد جکی انجام دهد نیز نسبتاً صریح است. اما اشتباهش کجاست؟

خوب، پاراگراف دوم راجع به جلسه تقریباً مهمی است و او در همین ایمیلی که تصحیح گزارش را تشریح کرده، آن را نیز گنجانده است. اگر جکی مستقیماً آن را در تقویم خود یادداشت نکند، مجبور است به خاطر داشته باشد که جزئیات قرار جلسه در آن ایمیلی بوده که عنوان‌اش «بازنگری گزارش تخریب خانه‌‌های تاریخی» است؛ چیزی که خیلی منطقی به نظر نمی‌رسد.

ترکیب دو پیام مهم خطر فراموش شدن یکی از آن‌ها (در این مثال، بازنگری گزارش یا قرار جلسه) را افزایش می‌دهد. حالا ببینیم او چطور می‌توانست این کار را بهتر از این انجام دهد:

 

** نمونۀ خوب

[ایمیل اول]

عنوان: بازنگری گزارش تخریب خانه‌‌های تاریخی

سلام جکی

با تشکر به خاطر گزارشی که هفتۀ پیش فرستاده بودی. من دیروز آن را خواندم و حس می‌کنم که راجع به آمار خانه‌های در حال تخریب به اطلاعات بیشتری نیاز داری. همچنین احساس کردم لحن متن می‌تواند کمی رسمی‌تر شود. این گزارش قرار است توسط کارشناسان شهری خوانده شود، بنابراین باید حرفه‌ای بودن‌مان را منعکس کند.

باز هم به خاطر وقتی که روی این کار گذاشتی ممنون.

مونیکا

 

[و ایمیل دوم]

عنوان: شنبه 9/10 ساعت 11 جلسه با معاونت فرهنگی شهرداری

سلام جکی

می‌خواستم خبر بدهم برای روز شنبه با معاونت فرهنگی قرار جلسۀ گفت‌وگویی راجع به کمپین‌های تبلیغات انتخاباتی تنظیم کرده‌ام.

جلسه ساعت 11 در اتاق کنفرانس این معاونت خواهد بود. لطفا اگر توانستی وقت‌ات را تنظیم کنی به من خبر بده.

ممنون،

مونیکا

 

با جدا کردن این دو تماس مهم، مخاطب می تواند آنچه که لازم دارد را به سرعت در صندوق نامه های دریافتی‌‌اش بیابد. همچنین جدا کردن این دو موضوع به او در دسته بندی ایمیل ها کمک می‌کند. حتی اگر او پس از انجام بازنگری گزارش ایمیل مربوط به آن را پاک کند، ایمیل یادآوری قرار جلسه را تا آخر هفته نگه خواهد داشت.

برای مشاهده نظرات وارد سایت شوید یا ثبت‌نام کنید.

چگونه ایمیل‌های تاثیرگذار بنویسیم (1)

منبع این درس سایت فرهنگ نیوز (farhangnews.ir)